Ali lahko v primeru, da stranka na vlogi navede svojo telefonsko številko in naslov elektronske pošte, vročamo sklep o zavržbi v navadni elektronski predal s SMS potrditvijo?

V skladu z 89. a. členom Uredbe o upravnem poslovanju se v skladu ZUP lahko vročajo tudi drugi dokumenti, ki se neposredno ne vročajo v skladu ZUP.

Kakšna je razlika med vročanjem v varni in navadni elektronski predal?

Elektronska vročitev v varen elektronski predal je zanesljivejša in varnejša od elektronske vročitve v navaden elektronski predal. Glavne prednosti elektronskega vročanja v varen elektronski predal so: zanesljivost dospetja pošiljke, višji nivo varnosti pri dostopu imetnika do vsebine predala, pošiljke velikosti tudi nad 20 MB, samo pooblaščeni in preverjeni pošiljatelji (ni možnosti “spama”), vročanje vseh, tudi občutljivejših pošiljk, potrditev prejema z elektronsko podpisano vročilnico. Glavne prednosti elektronskega vročanja v navaden predal so: lažja pridobitev predala, enostavnejša prijava pri dostopu do vsebine predala, priročnost in vsakodnevna uporaba, boljše urejanje pošiljk, razširjen in preizkušen uporabniški vmesnik, enostavnejša potrditev prejema.

Ali lahko elektronsko vročamo tudi prekrške?

Po ZUP se lahko elektronsko vročajo vsi dokumenti. Ker se pravila ZUP uporabljajo tudi v prekrškovnem postopku, načeloma velja, da se lahko elektronsko vročajo tudi dokumenti v prekrškovnem postopku. Tudi pri tem je treba presoditi zlasti, ali je takšna vročitev učinkovita, kot tudi, ali vsebina dokumenta dopušča vročanje po elektronski poti. To je pomembno še posebej, če govorimo o vročanju v navadni elektronski predal, saj je pri vročanju v varni elektronski predal zagotovljena primerljiva zaščita kot pri osebnem vročanju po 87. členu ZUP.

Ali je elektronsko vročanje predvideno izključno za dokumente, ki so izdani na zahtevo oz. vlogo stranke, ali lahko vročamo tudi dokumente po službeni dolžnosti, npr. inšpekcijske službe?

Elektronsko vročanje, ne glede na to ali se opravlja v varni elektronski predal, v navadni elektronski predal s potrditvijo ali brez potrditve, je dopustno v vseh postopkih. Pri tem je treba vzeti v obzir, da pri vročanju dokumentov v postopkih začetih po uradni dolžnosti lahko pogosteje pride do namernega izogibanja vročitvi in s tem neučinkovitosti - podaljšanja postopka. Zato v takih primerih praviloma ni smotrno uporabiti vročanja v navadni elektronski predal brez potrditve. Toda če organ ugotovi, da bi vročitev v navadni elektronski predal dosegla namen vročitve, ni normativnih zadržkov, ki bi preprečevali vročanje v navadni elektronski predal tudi v postopkih po uradni dolžnosti.

Ali je za vsa vročanja potrebno najprej narediti dogovor z Ministrstvom za digitalno preobrazbo ali samo za vročanje preko varnega predala? Ali je potrebno prvo narediti dogovor tudi, če v sistemu že imamo možnost elektronskega vročanja?

Vsi organi, ki želijo vročati po elektronski poti v skladu ZUP, ne glede ali je to v varni elektronski predal ali navaden, morajo biti vključeni v sistem elektronskega vročanja in pri tem z MDP sklenejo sporazum, kjer se uredijo pravice in obveznosti pri elektronskem vročanju. Če ima organ možnost elektronskega vročanja v svojem sistemu, pomeni to zgolj, da je njegov sistem morda prilagojen za odpremo dokumentov v sistem elektronskega vročanja SI-CeV, ki vročitev in obveščanje organov naslovnikov tudi izvaja. Sporazum se sklene na podlagi 86. č člena Uredbe o pravnem poslovanju oz. 74. a člena Zakona o državni upravi.

Kakšna je omejitev velikosti priponk v pošiljkah pri elektronskem vročanju?

Sistem za elektronsko vročanje lahko pri vročanju v varne elektronske predale od organov sprejme pošiljke do 50 MB in do pošiljke 20 MB pri vročanju v navadne elektronske predale. Omejitev velikosti pošiljke pri elektronskem vročanju je prilagojena možnostim sprejema večini sistemov naslovnikov. V skladu z ZUP se vročajo dokumenti, ki nastanejo v upravnem postopku (odločba, sklep, itd.). Priloge, ki niso nastale v upravnem postopku, ni potrebno elektronsko vročati.

Kako v primeru fizične vloge preverimo, ali ima stranka varni elektronski predal?

Organ lahko elektronsko vroči na naslov varnega predala, če mu ta podatek sporoči stranka. Informacijski sistem organa neposredno pred odpremo preveri naslov varnega predala in če ta naslov ne obstaja ali je napačen, pri izbranem načinu v varni elektronski predal ne dopusti odpreme dokumenta.

Ali je varni elektronski predal v sklopu eUprave plačljiv?

Varni predal, ki ga ima fizična oseba na portalu eUprava, je brezplačen.

Kaj se zgodi, če uporabnik spremeni mobilno številko in tega ne spremeni v profilu eUprava?

Z vidika elektronskega vročanja ni posledic, saj pri vročanju v varne elektronske predale organ ne potrebuje telefonske številke mobilne naprave naslovnika.

Ali mora organ registrirati dodatni elektronski naslov za varni elektronski predal ali se lahko uporabi obstoječi uradni naslov npr. gp.min@gov.si?

Organ lahko in priporočljivo je, da ima naslov varnega predala enak naslovu navadnega elektronskega predala. Organ sam določi naslov varnega predala v skladu s tehničnimi specifikacijami SI-CeV, ki so objavljene na portalu NIO. Naslov varnega predala organa obstaja zgolj v njegovem sistemu, naslov se vpiše v sistem za elektronsko vročanje SI-CeV.

Stranka je na vlogi navedla opcijo elektronskega varnega naslova v obliki številka@e-uprava.si, vendar vročitev ni bila možna.

Če je stranka navedla številko, je potrebno preveriti, ali je to dejansko njena davčna številka oz. ali je pravilna. Če je prava, pa je potrebno stranko opozoriti, da verjetno nima omogočenega vročanja v predal na eUpravo in naj to uredi v profilu.

Ali varen elektronski portal deluje samo za portal eUprava ali tudi za eDavke?

V sistem elektronskega vročanja je vključena eUprava, ki nudi državljanom varne predale v skladu z zakonom in sistem eUprave je prilagojen za prejemanje vročitev v skladu ZUP. Sistem eDavki, kjer tudi obstajajo predali, je zaprt sistem, ki omogoča zgolj prejem vročitve davčnega organa v skladu z davčno pravno podlago, ne pa tudi drugih organov v skladu s pravno podlago ZUP.

Kaj je varni elektronski predal državljana?

"Varni elektronski predal državljana je prostor pri pooblaščenem ponudniku varnih elektronskih predalov, kamor državljan kot imetnik in uporabnik predala prejema sporočila od pošiljateljev, ki so vključeni v sistem elektronskega vročanja. Ob tvorjenju predala in ob vsaki nadaljnji uporabi se imetnik prijavi z elektronsko identiteto dovolj visokega nivoja (kvalificirano digitalno potrdilo, smsPASS, elektronska osebna izkaznica). Varni elektronski predal omogoča elektronsko podpisovanje vročilnice, ki je predpisana v nekaterih postopkih (ZUP, ZPP). Iz varnega predala ni mogoče poslati sporočila v navadnega, varni predali so med seboj povezani z drugačnimi protokoli kot navadni in imajo svoj naslovni prostor."

Kakšen je naslov varnega elektronskega predala?

Vsak varni predal državljana pripada identificirani fizični osebi in ima naslov podobne oblike kot naslov običajnega predala za elektronsko pošto. Del naslova za zadnjim znakom »@« navadno enolično določa ponudnika varnih predalov, pri katerem je državljan odprl varen predal. Primeri naslovov: 12345679@e-uprava.si (z davčno številko državljana), ana.novak@e-uprava.si, janez.novak@vep.si.

Kje si lahko državljan odpre varni elektronski predal?

Varni elektronski predal si državljan lahko vzpostavi pri enem od pooblaščenih ponudnikov varnih elektronskih predalov: portal eUprava in podjetja EIUS z domeno vep.si.

Kako in kdo vpiše elektronski naslov državljana v Register stalnega prebivalstva?

Vpis elektronskega naslova v Register stalnega prebivalstva naroči državljan na enega od dveh načinov: z obiskom upravne enote ali na daljavo prek portala eUprava, vloga »Vloga za določitev ali spremembo naslova za vročanje«, glej https://e-uprava.gov.si/podrocja/vloge/vloga.html?id=1181

Ali obstaja seznam varnih elektronskih naslovov fizičnih oseb in kje je dostopen?

Takšen seznam ne obstaja. Organu podatek o naslovu varnega elektronskega predala sporoči stranka.Organ lahko preveri v registru stalnega prebivalstva, če ima fizična oseba vpisan varni elektronski predal v rubriki naslov za elektronsko vročanje.

Kako tuji državljani odprejo varni elektronski predal?

Tuji državljani lahko odprejo varni elektronski predal pri kakšnem od slovenskih ponudnikov varnih elektronskih predalov oz. takšnem organu, ki je vključen v sistem elektronskega vročanja. Seznam je dostopen na spletni strani https://www.si-trust.gov.si/sl/elektronsko-vrocanje/

Ali je vročanje ZUP pošiljk preko sistema za elektronsko vročanje SI-CeV plačljivo?

Ne. Poslovni model pri vročanju v skladu ZUP ni predviden. Stroške vročanja s seznanitvijo in potrditvijo s SMS krije Ministrstvo za digitalno preobrazbo.

Ali obstaja seznam organov, ki so vključeni v sistem elektronskega vročanja?

Seznam organov, ki so vključeni v sistem elektronskega vročanja in katerim se lahko vroča v varni elektronski predal, je objavljen na: https://www.si-trust.gov.si/sl/elektronsko-vrocanje/.

Kdo lahko izvede elektronsko vročanje?

Elektronsko lahko vročajo le organi, ki so s pogodbo vključeni v sistem elektronskega vročanja. Seznam organov je objavljen na: https://www.si-trust.gov.si/sl/elektronsko-vrocanje/.

Ali bi se lahko štelo, da je dokument vročen tudi prej kot 15. dan po seznanitvi, če nam stranka sporoči, da je prejela dokument?

Pri vročanju s seznanitvijo brez potrditve prejema se vselej šteje, da se je naslovnik seznanil 15. dan, ne glede na to, kdaj je naslovnik dejansko prejel in se seznanil z vsebino dokumenta.

Ali je vzpostavljen mehanizem, kjer bi naslovnik lahko potrdil prejem pošiljke v navadni elektronski predal in bi s tem že začel teči zakonski rok in se postopek po ZUP lahko nekoliko skrajša?

Takšen mehanizem ni vzpostavljen, saj se pri vročanju v navadni elektronski predal v vsakem primeru šteje, da je vročitev opravljena 15. dan od odpreme dokumenta iz informacijskega sistema za elektronsko vročanje. Potrditev zato ne bi vplivala na skrajšanje roka, nasprotno pa bi seveda lahko veljala kot dokaz, da je naslovnik dejansko imel možnost seznanitve z dokumentom, ki se vroča.

Ali fikcija 15 dni v primeru vročanja v navadni elektronski predal ostaja tudi v primeru, da se stranka odpove pritožbi?

Če se stranka odpove pravici do pritožbe, velja da je bil dokument vročen z dnem podaje izjave o odpovedi. Zato 15 dnevni rok za vročitev – domnevo seznanitve ne pride v poštev, oz. je pravno neupoštevan. V primeru, ko stranke podajo izjave pri organu (na zapisnik ali pisno) zapišite v izjavo tudi podatek, da se na primer odpoveduje pravici do pritožbe zoper odločbo, ki ji je dostavljena v navadni elektronski predal. S tem se odpravijo dvomi, ali je bila odpoved dana po dejanski seznanitvi.

Ali fikcija 15 dni v primeru vročanja v navadni elektronski predal ostaja tudi v primeru, da se stranka pritoži?

Pritožba ne zadrži izvršitve fikcije.

Po ZUPJS se šteje odločba za vročeno 21. dan od odpreme. Če bi stranki vročili odločbo po navadni elektronski pošti, dobi stranka obvestilo, da je fikcija vročitve 15. dan.

Po ZUPJS je opredeljen način fizične vročitve v hišni predalčnik. Če v zakonu posebej ni določen način elektronske vročitve, se lahko elektronsko vroča v skladu z določili ZUP-a.

Ali lahko stranko, ki ji vročamo na navadni elektronski naslov, pozovemo, da nam potrdi prejem in tako ne čakamo na fikcijo 15 dni?

Pozivanje strank za potrditev prejema dokumenta, ki je bil poslan v navadni elektronski predal, po zakonu ni predvideno, vendar tudi ni prepovedano. Sama potrditev ne vpliva na trenutek vročitve. Le-ta velja za opravljeno 15. dan od odpreme iz SI-CeV. S potrditvijo organ zato le odpravi morebitni dvom ali je bil dokument dejansko vložen v elektronski predal, zaradi morebitnih tehničnih težav.

Kako pridobiti potrdilo, kdaj je bila pošiljka vročena stranki, če se vroča na navaden elektronski naslov, od vročitve pa teče rok (npr. pri teku roka za pritožbo, ko je treba preveriti, če je pritožba pravočasna)?

Vročanje s seznanitvijo v navaden elektronski predal brez (SMS) potrditve se ne potrjuje z dejanji naslovnika, zato organ nima neposrednega dokaza o vročitvi oz. dokaza o tem, da je naslovnik v elektronski predal dobil pošiljko. Organ sklepa, da je bila pošiljka izvršena, glede na podatke o odpremi, ki so vidni iz informacijskega sistema za elektronsko vročanje. Zato se vročitev v elektronski predal brez SMS potrditve uporabi, ko organ glede na okoliščine dokumenta oz. upravne zadeve presodi, da se naslovnik ne bo izogibal vročitvi in posledično ne bo potreboval dokazila o vročitvi (npr. pri vročanju odločbe, s katero se zahtevku ugodi, pri vročanju poziva za predložitev dokazil v postopku, v katerem je stranka zainteresirana za čimprejšnjo odločitev organa ipd.). Kadar organ vroča na tak način, se šteje, da je bila vročitev opravljena 15. dan od odpreme. Domneva vročitve velja, dokler ni ugotovljeno, da naslovnik dokumenta ni prejel. Na enak način bo organ ugotavljal in presojal pravočasnost vloge, npr. pritožbe.

Ali ima prejemnik pošiljke možnost izbire elektronskega potrdila za podpis, v primeru, da jih ima več?

Da, če tako omogoča informacijski sistem organa. Oseba, ki podpiše vročilnico, jo podpiše z elektronskim potrdilom, ki enoznačno potrjuje njeno identiteto. Za veljavnost potrditve ni bistveno, ali vročilnico podpiše s službenim ali privatnim potrdilom, čeprav je to lahko v nasprotju s pričakovanjem, da bo oseba v službi uporabljala službeno potrdilo in obratno.

Ali organ dobi obvestilo o podpisu vročilnice tudi na elektronski naslov?

Da, če tako omogoča informacijski sistem organa. Sicer pa sistem za elektronsko vročanje SI-CeV posreduje podpisano vročilnico v sistem organa, ki podpisano vročilnico praviloma vloži k odpremljenemu dokumentu.

Pri vročanju v varni elektronski predal je podatek o davčni številki, na odločbi pa so še drugi podatki o stranki, tudi EMŠO. Odločba je vročena več strankam, ki lahko vidijo vse te podatke. Ali je to po GDPR sprejemljivo?

V skladu z GDPR in ZVOP-2 je obdelava osebnih podatkov dopustna ob ustrezni zakonski podlagi, ki jo ZUP zagotavlja. Treba je vzeti v obzir, da stranka s tako ali drugače izraženo voljo za elektronsko vročanje neposredno vpliva na elektronsko vročanje, zato z vidika varstva osebnih podatkov ni a priori zadržkov za elektronsko vročanje. Velja opozorilo, da mora organ že po ZUP pretehtati možnost razkritja osebnih podatkov (ti so v vsakem dokumentu), zlasti pri občutljivih posebnih osebnih podatkih po GDPR. Zato se v takem primeru lahko odloči za vročitev, ki ustrezneje varuje zasebnost, npr. z ZUP ovojnico, čeprav je treba upoštevati, da o popolni zaščiti tudi v takem primeru ni mogoče govoriti (ZUP ovojnico lahko vzame »pooblaščenec«, prav tako ovojnica po 15 dneh prispe v hišni predalčnik).

Kako ravnati, če stranka poda napačni osebni elektronski naslov in telefonsko številko?

V takem primeru vročitev ni opravljena, zato je vročitev treba ponoviti na pravi naslov. Če organ nima pravilnega naslovnikovega elektronskega naslova, se vročitev opravi po fizični poti, glede na pravilo 1. odstavka 87. člena ZUP.

Ali lahko preko SI-CeV vročamo v kadrovskih postopkih (javni natečaj)?

Kadar se dokument vroča po ZUP, se lahko uporabi katerikoli način, ki ga določi zakon. Pri tem se upošteva možnost izogibanja, če se vroča dokument, ki je »neugoden«. V takem primeru je morda smiselno uporabiti vročanje po fizični poti (87. čl. ZUP).

Ali organ lahko elektronsko vroči dokument tudi, če vloga ni oddana elektronsko?

Dokumenti se vročajo v fizični ali elektronski obliki. Uradna oseba odredi odpremo na način, da se zagotovi hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika. V elektronski obliki se vroči kot opredeljuje ZUP v 86. členu, in sicer, če fizična oseba prijavi v naslov za vročanje v registru stalnega prebivalstva, če sporoči naslov varnega ali drugega elektronskega predala, če pošlje iz elektronskega naslova vlogo ob obvestilu organa ali če ima je oseba sporočila naslov varnega ali drugega predala v drugi upravni zadevi iz pristojnosti istega organa ob predhodni seznanitvi. Dokument se vroči v fizični obliki, če tako določa zakon, če vročitve ni mogoče opraviti v elektronski obliki, če naslovnik želi vročitev v fizični obliki in s tem seznani organ z izjavo ali če organ oceni, da je zaradi vsebine dokumenta ali kakšnega drugega razloga potrebno opraviti vročitev v fizični obliki.

Če stranka v vlogi navede elektronski naslov, ne soglaša pa z elektronskim vročanjem, ali lahko organ vseeno odločbo vroči elektronsko?

Kot je določeno v 86. členu ZUP-a, organ odredi, kako bo dokument odpremil, da doseže svoj cilj in lahko vroči po elektronski poti. Če stranka izrecno želi vročitev dokumentov v fizični obliki, organ mora vročiti v fizični obliki.

Stranka poda vlogo v fizični obliki, nato pa želi vročanje v varni elektronski predal, česar na vlogi ni navedla.

Organ mora skladno s 86. členom ZUP strankino izraženo željo o načinu vročitve upoštevati.

Kaj mora imeti državljan, da mu lahko organ vroči elektronsko?

Državljan mora imeti vsaj eno izmed sledečih možnosti: varni elektronski predal, navadni elektronski predal, navadni elektronski predal in mobilni telefon.

Kako ravnati, če stranka ob vložitvi vloge izbere vročanje v navadni elektronski predal s SMS, med vročanjem pa si premisli in želi fizično vročitev?

V skladu s 86. členom ZUP mora organ od trenutka, ko ga naslovnik obvesti, da želi prejemati vročitve v fizični obliki, tako tudi vročati.

Ali lahko organ stranki na zahtevo pošlje kopijo dokumenta še na elektronski naslov, ki ga stranka v zahtevi sporoči, ne glede na to, da je že bil izdan in poslan v hišni predalčnik?

Če stranka organu sporoči naslov varnega ali navadnega elektronskega predala, potem organ lahko elektronsko kopijo dokumenta, izdanega v fizični obliki, vroči po elektronski poti.

Ali obstaja evidenca varnih elektronskih predalov pravnih oseb?

Evidenca varnih elektronskih predalov pravnih oseb se ne vodi. Obstaja register poslovnih subjektov, ki ga vodi AJPES, kjer so vpisani naslovi navadnih elektronskih predalov.

Ali sistem za elektronsko vročanje podpira interno (znotraj organa) elektronsko vročanje s potrditvijo?

Vročanje po ZUP je enako za vse organe in ni ločevanja na interno in zunanje. Prepoznati je potrebno, ali gre za upravni postopek ali ne in se vroča v skladu s tem. Sistem za elektronsko vročanje SI-CeV podpira vse tri načine elektronskega vročanja, ki so opredeljeni v ZUP.

Ali je omogočeno vročanje v navadni elektronski naslov s potrditvijo prek SMS tudi strankam v tujini, ne samo držav EU, temveč tudi strankam iz tretjih držav?

Pri vročanju v navadni elektronski naslov s potrditvijo prek SMS ni bistveno, ali je naslovnik v tujini. Sistem za elektronsko vročanje omogoča obveščanje oz. pošiljanje SMS sporočil tudi na tuje telefonske številke mobilnih telefonov.

Kakšne so tehnične omejitve pri vročanju s potrditvijo? Je telefonska številka lahko tuja?

Telefonska številka mobilnega telefona naslovnika je lahko tudi pri ponudniku iz tujine, a mora biti zapisana v ustreznem mednarodnem načinu. Omejitev pri vročanju v navadne elektronske predale, s seznanitvijo brez potrditve ter s seznanitvijo in potrditvijo, je v velikosti pošiljke z metapodatki 20 MB in je pogojena kapaciteti prejema večine sistemov naslovnikov.

Kaj pomeni vročitev s seznanitvijo in s potrditvijo prevzema prek sporočila SMS?

Vročitev s seznanitvijo, s potrditvijo prevzema pomeni način vročitve. Naslovnik prejme obvestilo o možnosti prevzema dokumenta in enolično identifikacijsko številko (kodo) za prevzem. Obvestilo, da je dokument po potrditvi ali preteku 15. dnevnega roka za prevzem bil posredovan v navaden elektronski naslov, prejme naslovnik kot SMS sporočilo na telefonsko številko mobilne naprave. Naslovnik prejme identično obvestilo o možnosti prevzema in obvestilo o posredovanju dokumenta, po potrditvi ali preteku 15. dnevnega roka za prevzem, tudi na navaden elektronski naslov, kakor tudi dokument, ki ga organ vroča.

Kako ravnati, ko stranka zanika prejem pošiljke?

Organ razpolaga s podatkom, da in kdaj je bil dokument iz informacijskega sistema za elektronsko vročanje (SI-CeV) odpremljen na določen naslov, zato bi lahko vztrajali na stališču, da je bila stranki omogočena seznanitev. Ob tem bi se morali prepričati, da je informacijski sistem, v katerem ima naslovnik elektronski predal, v času vročanja dejansko deloval. V takem primeru bi se stališče organa presojalo v morebitnem pritožbenem ali sodnem postopku. V primeru dvoma na strani organa ta lahko ponovi vročitev na tem elektronskem naslovu ali pa dokument pošlje po fizični poti.

Naslovnik zatrjuje, da dokumenta, poslanega v elektronski predal brez potrditve, ni prejel.

Pri vročanju v navadni predal brez potrditve prevzema, sistem za elektronsko vročanje takoj posreduje dokument proti sistemu naslovnika, in se za vročeno šteje s 15. dnem od odpreme. Najprej gre za seznanitev naslovnika z dokumentom, kjer ima naslovnik možnost, da kakorkoli, tudi prek predvidenih povezav pri pošiljanju ali kako drugače sporoči organu, da dokumenta ni prejel. Organ pri tem načinu nima zagotovila, da je dokument prispel v navadni predal naslovnika. V primeru, da organ ne prejme informacij, ki bi dokazovale nasprotno, torej da naslovnik dokumenta ni prejel, domneva, da ga je in bo verjetno odločil, da je dokument vročen s 15. dnem od odpreme.

Ali je za vročanje v elektronski predal, ki ni varen elektronski predal, dovolj soglasje po telefonu?

Zakon določa, da organ stranki, ki je vlogo poslala iz elektronskega naslova, pred vročanjem na ta elektronski naslov, pošlje obvestilo. Upoštevaje, da zakon dopušča, da organ stranko po telefonu obvesti o stanju in poteku postopka (3. odstavek 66. člena), bi seznanitev po telefonu dosegla enak namen. O seznanitvi stranke in njenem odzivu bi organ moral sestaviti uradni zaznamek.

Kako organ ravna, ko vlagatelj pošlje s svojega elektronskega naslova vlogo na elektronski naslov organa in nikjer ne napiše, kako želi povratno odločbo? Na vlogi navede tudi fizični naslov.

Zakon sicer vzpostavlja domnevo, da oseba, ki vlogo pošlje iz svojega elektronskega naslova, soglaša z elektronskim vročanjem na tem naslovu. Vendar je osebo, zaradi zaščite njenega pravnega položaja (potencialna nevednost stranke o posledicah elektronske komunikacije z organom v povezavi z načelom varstva pravic stranke po 7. členu ZUP), pred začetkom vročanja o tem treba seznaniti in ji dati možnost, da zakonsko domnevo ovrže, s tem da zahteva vročanje po fizični poti.

Ali organ sme vročati na službeni mail javnega uslužbenca?

ZUP ne ločuje med službenimi in zasebnimi elektronskimi naslovi, zato je elektronska vročitev dopustna tudi na službeni elektronski naslov, če naslovnik želi vročanje v ta elektronski predal.

Vlagatelj na elektronski vlogi, ki jo je izpolnil npr. na spletni strani občine, navede elektronski naslov. Ali to že avtomatsko pomeni, da mu lahko na ta "navaden" elektronski naslov pošljemo dokument z vročilnico (po ZUP-u) ali mora za to dejanje dati kakšno soglasje?

Če oseba sporoči naslov varnega ali navadnega predala, lahko organ na ta naslov dokument elektronsko vroči. Če oseba pošlje vlogo z elektronskega naslova, se prav tako šteje, da je s tem sporočila naslov elektronskega predala. Soglasje ni potrebno, saj zakon določa primere, ko lahko organ elektronsko vroči, razen v primeru, če organ želi vročiti na elektronski naslov, s katerega je bila poslana vloga in vlagatelj ni navedel elektronskega naslova na vlogi.

Ali mora organ vsakega vlagatelja pozvati, da še posebej izrazi željo, da se mu odločba vroči v navadni elektronski predal?

Če stranka pošlje vlogo z elektronskega naslova, se šteje, da je sporočila naslov, na katerega organ lahko elektronsko vroči dokument. Če na vlogi ni navedenega naslova elektronskega predala, mora organ poslati stranki obvestilo, da se dokument lahko vroča v elektronski obliki na naslovu, dokler stranka ne sporoči, da želi vročitev dokumenta v fizični obliki.

Ali je kje objavljeno, da poslovni subjekt kot naslovnik omogoča elektronsko vročitev?

Dokument se lahko elektronsko vroči poslovnim subjektom, če imajo v sodnem, poslovnem ali drugem registru prijavljen elektronski naslov. Organ pošiljatelj odredi in opredeli, na kakšen način bodo dokument odpremil, da doseže hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški.

Vlagatelj (podjetje) ima na strani AJPES naveden elektronski naslov in mobilno številko. Ali organ lahko elektronsko vroči brez strankinega privoljenja?

Vročitev dokumenta se lahko opravi na registriran elektronski naslov, ki se nahaja v sodnem, poslovnem ali drugem registru.

Kako ravnati v primeru elektronskega vročanja, ko je naslovnik pokojni?

Vročitev po elektronski poti je možna, dokler je elektronski predal aktiven. Vsak sistem navadnih elektronskih predalov preverja v skladu s svojo politiko delovanja. Nekateri časovno omejujejo veljavnost in jo podaljšujejo, nekateri samodejno po določenem času neaktivnosti predal ukinejo.

Kateri elektronski naslov pravne osebe upoštevamo, kadar v zadevi nastopa bodisi kontaktna oseba, zakoniti zastopnik, ali oseba, ki ima pooblastilo zakonitega zastopnika?

Velja princip kot pri vročanju po elektronski poti fizični osebi. Vročitev se izvede na tisti naslov varnega ali navadnega predala, katerega je pravna oseba sporočila, oz. če ima pravna oseba vpisan predal v npr. poslovnem registru, ali če je sporočila naslov varnega ali navadnega predala v drugi upravni zadevi, iz pristojnosti istega organa.

V podjetju nimajo varnega elektronskega predala in v postopku posredujejo elektronski naslov in mobilno številko zaposlenega, na katerega organ lahko izvede elektronsko vročanje. Ali je potrebno tudi pooblastilo za e-vročanje na naslov zaposlenega?

ZUP določa, da pravna oseba sporoči organu naslov varnega ali navadnega predala, na katerega lahko vroči in to organ pri odpremi upošteva.

Zakaj mora biti telefon nastavljen za MMS in dovoljeni mobilni podatki, če služi za potrjevanje prejema na običajni predal?

V določenih primerih se lahko zgodi, da obvestilo preseže okvire SMS sporočila po številu znakov v sporočilu in se več SMS sporočil združi v MMS in s strani sistema za obveščanje na telefonsko številko mobilnega telefona pošlje sporočilo v obliki MMS sporočila.

Ali dobi organ potrditev, da je naslovnik prejel sporočilo ali odprl sporočilo v elektronskem predalu?

Pri vročanju v navadni predal s seznanitvijo sistem naslovnika sistemu za elektronsko vročanje ne daje podatka, ali je naslovnikov sistem ali naslovnik v navadni predal dobil sporočilo oz. dokument, in ali je naslovnik sporočilo odprl. V večini primerov, če pride do težav, da naslovnikov sistem ni mogel prejeti sporočila ali če je predal poln, če so težave v komunikaciji ali zaradi nastavljenih filtrov, vrne sistem naslovnika informacijo sistemu za elektronsko vročanje, ta pa organu. Lahko pa sistem naslovnika v primeru omenjenih težav ne poda nobenega odgovora. Edino potrditev dobi organ v primeru, da je naslovnik potrdil prejem, da je sistem za elektronsko vročanje poslal dokument na naslov navadnega predala.

Kako državljan sporoči organu naslov za elektronsko vročanje?

Državljan organu sporoči svoj naslov za elektronsko vročanje:

• ob oddaji vloge,
• med postopkom ali
• z vpisom v Centralni register prebivalstva (CRP).

Kako vemo kaj je SMTP protokol in ali je določen elektronski naslov stranke po tem protokolu?

"Prek SMTP protokola se izvajata oba načina vročitve v navadne predale (z domeno gmail.com, yahoo.com, itd.) s seznanitvijo ter seznanitvijo in potrditvijo prek SMS. Navadni predali se lahko preverijo s kakšnim od tovrstnih orodij npr: https://email-checker.net/ Pri elektronskem vročanju v skladu ZUP so varni elektronski predali tisti, ki so vzpostavljeni pri ponudniku varnih elektronskih predalov (npr. z domeno vep.si), ki so vključeni v sistem elektronskega vročanja in tisti, ki so vzpostavljeni na portalu eUprava (z domeno e-uprava.si) in tisti, ki so vzpostavljeni v sistemih organov (npr. gov.si, obcina.si,…), ki so vključeni v sistem elektronskega vročanja v skladu ZUP. Varni elektronski predali se pri načinu odpreme v varni elektronki predal preverjajo. Vročitev v varni predal se ne izvaja prek SMTP protokola, pač pa po dogovorjenih protokolih SVEV1JU, SVEV1JU2, SVEVAS4 z sistemi, ki se povezujejo s sistemom za elektronsko vročanje SI-CeV."

V katerih postopkih je mogoče elektronsko vročanje?

V skladu z Zakonom o splošnem upravnem postopku (ZUP) vročajo upravni in drugi državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil, kadar v upravnih zadevah, neposredno uporabljajoč predpise, odločajo o pravicah, obveznostih ali pravnih koristih posameznikov, pravnih oseb in drugih strank. 

Organ odloči, na kakšen način bo dokument vročil glede na njegovo vsebino, možnost in zmožnost vročitve, in sicer izbira lahko na sledeče načine: na fizičen naslov državljana, v varen elektronski predal državljana, v navaden elektronski predal državljana s potrditvijo prevzema prek sporočila SMS, v navaden elektronski predal državljana brez potrditve.

Kateri organi lahko vročajo elektronsko?

Vročitve po ZUP lahko izvajajo upravni in drugi državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil.