OBVESTILO POSAMEZNIKOM PO 13. ČLENU SPLOŠNE UREDBE O VARSTVU PODATKOV (GDPR) GLEDE OBDELAVE OSEBNIH PODATKOV 

Informacijska rešitev Centralni sistem za elektronsko vročanje SI-CeV, ki omogoča elektronsko vročanje v skladu s Zakonom o splošnem upravnem postopku (ZUP) in Zakonom o pravdnem postopku (ZPP)

Upravljavec osebnih podatkov (upravljavec):

Ministrstvo za digitalno preobrazbo, Direktorat za razvoj digitalnih rešitev in podatkovno ekonomijo, Državni center za storitve zaupanja SI-TRUST, Davčna ulica 1, 1000 Ljubljana, 01 555 58 00, gp.mdp@gov.si

Kontakti pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov:

Tamara Gliha, pooblaščenka za varstvo osebnih podatkov, telefonska št. 030 488 992, gp.mdp@gov.si.

Namen obdelave osebnih podatkov:
  •  za področje elektronskega vročanja v skladu z Zakonom o splošnem upravnem postopku (ZUP)

Centralni sistem za elektronsko vročanje SI-CeV je vzpostavljen na podlagi Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP) in Uredbe o upravnem poslovanju.  Omogoča elektronsko vročanje državnim organom, katerih evidenca dokumentarnega gradiva oz informacijski sistem je povezana s centralnim sistemom za elektronsko vročanje SI-CeV. Organi odpremijo dokument, ki se vroča in vse podatke, vključno z osebnimi podatki, ki so potrebni za izvedbo vročitev sistemu za centralno elektronsko vročanje SI-CeV. Uredba o upravnem poslovanju v 86. g in 89. b členu opredeljuje podatke, ki jih informacijski sistem organa, ki odredi odpremo dokumenta, ki se elektronsko vroča, posreduje v sistem za elektronsko vročanje.

Centralni sistem za elektronsko vročanje SI-CeV omogoča prejem elektronski vročitev državljanom, poslovnim subjektom in državnim organom na načine, ki jih določa Zakon o splošnem upravnem postopku (ZUP) in sicer:

    • v varni elektronski predal,
    • v navaden elektronski predal s seznanitvijo brez potrditve prevzema,
    • v navaden elektronski predal s seznanitvijo in potrditvijo prevzema.

Namen obdelave osebnih podatkov, ki se obdelujejo v okviru revizijskih sledi, je zagotavljanje delovanja sistema, nadzor nad njegovim varnim delovanjem in izpolnjevanje zahtev ZVOP-2.

Natančno sta postopek in komunikacija med sistemi in centralnim sistemom za elektronsko vročanje SI-CeV določena v tehničnih specifikacijah:

    • SVEV1JU, za organe, ki odpremljajo dokumente in prejemajo vročitve,
    • SVEV1JU2, za državljane, ki prejemajo vročitve v varni predal na portalu eUprava,
    • SVEV AS4, za uporabnike varnih elektronskih predalov, ki imajo tega vzpostavljenega pri ponudnikih varnih elektronskih predalov.

Podatki, ki se obdelujejo pri elektronskem vročanju v SI-CeV v skladu ZUP:

    • čas pričetka štetja roka za prevzem,
    • čas vložitve dokumenta v varni elektronski predal,
    • datum izdaje dokumenta,
    • datum, ko se dokument šteje za vročen,
    • datum opravljene vročitve,
    • datum pošiljanja dokumenta naslovniku,
    • datum poteka roka za prevzem,
    • datum potrditve prevzema dokumenta,
    • datum vložitve dokumenta v varni elektronski predal,
    • datum zahteve za vročitev dokumenta,
    • izdajatelj dokumenta,
    • naslov elektronskega predala naslovnika,
    • naslovnik, osebno ime oziroma naziv naslovnika,
    • pričetek roka za prevzem dokumenta v navadni elektronski predal,
    • pričetek roka za prevzem dokumenta v varni elektronski predal,
    • številka dokumenta,
    • telefonska številka mobilnega telefona naslovnika,
    • elektronski podpis vizualizacije,
    • datum elektronskega podpisa vročilnice, datum elektronskega podpisa je enak datumu vročitve in je enak datumu, ki ga vsebuje elektronski podpis vizualizacije,
    • datum nastanka obvestila,
    • informacijski sistem: informacijski sistem, ki je izdelal obvestilo oz. potrdilo.

Podatki, ki se obdelujejo v okviru revizijskih sledi SI-CeV, so:
ID e-pošiljke IS pošiljatelja,

    • ID e-pošiljke IS prejemnika,
    • elektronski naslov pošiljatelja,
    • elektronski naslov prejemnika,
    • IS pošiljatelja,
    • IS prejemnika,
    • protokol prejemnika,
    • document ID,
    • varni predal pošiljatelja,
    • varni predal prejemnika,
    • tip vročitve,
    • status pošiljke,
    • komunikacija, tip,
    • dogodek,
    • opis napake,
    • čas (dogodka pri vročitvi),
    • ime dokumenta,
    • velikost dokumenta,
    • mimetype dokumenta,
    • kodiranje

Vrste osebnih podatkov, ki se obdelujejo: 

    • podatki o naslovniku, če vključujejo tudi fizično osebo – podatki se obdelujejo v času, ko je zahtevek za izvedbo vročitve ali podatek o uspešnosti vročanja v SI-CeV in se izbrišejo po preteku enega meseca,
    • podatki iz predmeta (vsebine) pošiljke, če vključujejo osebne podatke – podatki se obdelujejo v času, ko je zahtevek za izvedbo vročitve ali podatek o uspešnosti vročanja v SI-CeV in se izbrišejo po preteku enega meseca,
    • podatki v dokumentu, ki se vroča, če vključuje osebne podatke – podatki se obdelujejo v  času, ko se dokument posreduje od sistema organa, ki dokument vroča, preko SI-CeV  naslovniku in se izbrišejo po preteku enega meseca,podatki o podpisniku vročilnice – podatki se obdelujejo v času, ko se podpisana vročilnica posreduje od naslovnika do sistema organa, ki dokument vroča.
  • za področje elektronskega vročanja v skladu z Zakonom o pravdnem postopku (ZPP)

Centralni sistem za elektronsko vročanje SI-CeV je vzpostavljen kot gradnik, prek katerega lahko državni organi prejemajo elektronske vročitve v svoj varni elektronski predal, s strani sodnih organov.

S strani sistema eSodstvo odredijo elektronsko vročitev sodišča in posredujejo podatke v centralni sistem za elektronsko vročanje SI-CeV v skladu z Zakonom o pravdnem postopku (ZPP) in sicer:

    • v varni elektronski predal na način ZPP-osebno,
    • v varni elektronski predal na način ZPP-navadno.

Natančno sta postopek in komunikacija med sistemi, ki odpremljajo in sistemi, ki vročitve prejemajo ter centralnim sistemom za elektronsko vročanje SI-CeV določena v tehničnih specifikacijah:

    • Funkcionalne in tehnične zahteve informacijskega sistema za varno elektronsko vročanje v civilnih sodnih postopkih, različica B, za centralni sistem SI-CeV,
    • SVEV1JU in SVEVZPP, za sisteme organov, ki prejemajo vročitve.


Podatki, ki se pri elektronskem vročanju v SI-CeV obdelujejo v skladu ZPP:

    • podatki o sodišču: Naziv in naslov sodišča,
    • podatki o naslovniku: Naziv/ime in priimek, varni elektronski predal (opcijsko: naslov),
    • oznaka pošiljke: enolična oznaka pošiljke, ki jo je ob odpravi določil informacijski sistem e-sodstvo,
    • naslov s povezavo za dostop: Spletni naslov s povezavo oz. naslov informacijskega sistema, kjer lahko naslovnik prevzame elektronsko pošiljko,
    • datum obvestila o prispeli pošiljki: datum oddaje obvestila v naslovnikov varni elektronski predal,
    • datum – naslednji dan po poteku 15 dnevnega roka: datum vročitve na podlagi fikcije po sedmem odstavku 141.a člena ZPP. Datum fiktivne vročitve je enak datumu, ki ga vsebuje elektronski podpis vizualizacije
    • datum – prevzema ene izmed pošiljke: datum vročitve na podlagi fikcije po šestem odstavku 141.a člena ZPP. Datum fiktivne vročitve je enak datumu, ki ga vsebuje elektronski podpis vizualizacije,
    • datum elektronskega podpisa vročilnice, datum elektronskega podpisa je enak datumu vročitve in je enak datumu, ki ga vsebuje elektronski podpis vizualizacije,
    • datum nastanka obvestila,
    • informacijski sistem: informacijski sistem, ki je izdelal obvestilo oz. potrdilo.

Vrste osebnih podatkov, ki se obdelujejo:

    • podatki o naslovniku, če vključujejo tudi fizično osebo – podatki se obdelujejo v času, ko je zahtevek za izvedbo vročitve ali podatek o uspešnosti vročanja v SI-CeV in se izbrišejo po preteku enega meseca,
    • podatki iz predmeta (vsebine) pošiljke, če vključujejo osebne podatke – podatki se obdelujejo v času, ko je zahtevek za izvedbo vročitve ali podatek o uspešnosti vročanja v SI-CeV in se izbrišejo po preteku enega meseca,
    • podatki v dokumentu, ki se vroča, če vključuje osebne podatke – podatki se obdelujejo v času, ko se dokument posreduje od sistema VSRS preko SI-CeV naslovniku in se izbrišejo po preteku enega meseca,
    • podatki o podpisniku vročilnice – podatki se obdelujejo v času, ko se podpisana vročilnica
      posreduje od naslovnika do sistema VSRS.

Podatki, ki se obdelujejo v okviru revizijskih sledi SI-CeV, so:

    • ID e-pošiljke IS pošiljatelja,
    • ID e-pošiljke IS prejemnika,
    • Document ID,
    • Varni predal pošiljatelja.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov:
  • za področje elektronskega vročanja v skladu z Zakonom o splošnem upravnem postopku (ZUP)

Podatki in osebni podatki se obdelujejo na podlagi zakona in predpisov:

Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE in 3/22 – Zdeb),

Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18, 14/20, 167/20, 172/21, 68/22, 89/22, 135/22, 77/23 in 24/24),

Pravilnik o ovojnici, vročilnici in drugih sporočilih za vročanje v upravnem postopku (Uradni list RS, št. 89/22),

Odlok o določitvi tehničnih pogojev za izmenjavo elektronskih obvestil z informacijskim sistemom za vročanje (Uradni list RS, št. 56/22),

Tehnične specifikacije SVEV1JU in SVEV1JU2, Tehnične specifikacije SVEVAS4

  • za področje elektronskega vročanja v skladu z Zakonom pravdnem postopku (ZPP)

Podatki in osebni podatki se obdelujejo na podlagi zakona in predpisov:

Zakon o pravdnem postopku (Uradni list RS, št. 73/07 – uradno prečiščeno besedilo, 45/08 – ZArbit, 45/08, 111/08 – odl. US, 57/09 – odl. US, 12/10 – odl. US, 50/10 – odl. US, 107/10 – odl. US, 75/12 – odl. US, 40/13 – odl. US, 92/13 – odl. US, 10/14 – odl. US, 48/15 – odl. US, 6/17 – odl. US, 10/17, 16/19 – ZNP-1, 70/19 – odl. US, 1/22 – odl. US, 3/22 – ZDeb in 92/24 – odl. US)

Pravilnik o elektronskem poslovanju v civilnih sodnih postopkih in v kazenskem postopku (Uradni list RS, št. 158/20 in 28/23)

Funkcionalne in tehnične zahteve informacijskega sistema za varno elektronsko vročanje v civilnih sodnih postopkih, različica B, dostopne na povezavi: https://evlozisce.sodisce.si/esodstvo/index.html

Tehnične specifikacije SVEV1JU in SVEV1JU2, Tehnične specifikacije SVEV ZPP

Obdelovalec osebnih podatkov (obdelovalec):

/

Obrazložitev zakonitih interesov (v zvezi s točko (f) člena 6(1) Splošne uredbe):

/

Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo (točka (9) člena 4 Splošne uredbe):

Osebni podatki se ne posredujejo tretjim osebam.

Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo:

Podatki v sistemu SI-CeV se obdelujejo na ozemlju Republike Slovenije.

Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja:
  • za področje elektronskega vročanja v skladu z Zakonom o splošnem upravnem postopku (ZUP)

Podatki, vključno z osebnimi podatki, hrani Centralni sistem za elektronsko vročanje SI-CeV, v skladu z petim odstavkom 86. g. člena  in  petim odstavkom 89. b člena,  Uredbe o upravnem poslovanju, en mesec od prejema zahteve za vročitev.

  • za področje elektronskega vročanja v skladu z Zakonom pravdnem postopku (ZPP)

Podatki, vključno z osebnimi podatki, hrani Centralni sistem za elektronsko vročanje SI-CeV en mesec od prejema zahteve za vročitev.

Informacije o obstoju pravic posameznika, da lahko zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov


Pravice posamezniki lahko uveljavljajo neposredno pri Upravljavcu.

NAČIN UVELJAVLJANJA ZAHTEV POSAMEZNIKOV GLEDE ZAGOTAVLJANJA IZVRŠEVANJA PRAVIC POSAMEZNIKOV

Posameznik lahko zahtevo za uveljavitev njegovih pravic posameznikov (od 15. do 22. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov) vloži osebno na zapisnik ali posreduje v fizični ali elektronski obliki, in sicer na naslov:

  • Ministrstvo za digitalno preobrazbo, Davčna ulica 1, 1000 Ljubljana, 01 555 58 00, gp.mdp@gov.si.

NAČIN IZVRŠEVANJA PRAVIC

Ko Upravljavec IS SI-CeV prejme zahtevo posameznika za uveljavitev katere od pravic pripravi odgovor. Če za pripravo odgovora rabi pomoč obdelovalca, od njega pridobi ustrezne podatke in pripravi končni odgovor ter ga posreduje posamezniku.
Končni odgovor mora biti posamezniku posredovan brez nepotrebnega odlašanja, najkasneje pa v roku enega meseca po prejemu zahteve s strani posameznika.

OBSEG UVELJAVLJANJA PRAVIC
  • pravica do informiranja o obdelavi osebnih podatkov – pravica se zagotovi preko obvestila posameznikom, objavljenim na spletni strani Elektronsko vročanje » SI-TRUST / Državni center za storitve zaupanja.;
  • pravica dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki – avtomatiziran dostop do podatkov se ne zagotavlja. Uporabnik IS SI-CeV je pristojen za odzive na zahteve, ki se nanašajo na informacijo, kateri podatki se nahajajo v IS SI-CeV, pri čemer po potrebi predhodno pridobi od Upravljavca IS SI-CeV podatke do katerih morebiti ne dostopa.;
  • pravica do popravka – zaradi narave delovanja IS SI-CeV,  ki izvaja elektronske vročitve na podlagi ZUP in ZPP, kjer vse osebne podatke prejme od organa, ki elektronsko vroča , ki tudi zagotavlja ustreznost in točnost vseh podatkov. Posledično se lahko pravico v IS SI-CeV, uveljavlja le kot izbris podatka, ki se nahaja v IS SI-CeV. Upravljavec IS SI-CeV je pristojen za izbris podatkov. IS SI-CeV omogoča naslovniku uveljavljanje pravice do popravka tudi neposredno v procesu prejema elektronske vročitve tako, da lahko organu, ki elektronsko vroča sporoči popravek podatka.;
  • pravica do izbrisa (“pravica do pozabe”) – Upravljavec IS SI-CeV je pristojen za izbris podatkov, ki se brišejo en mesec od prejema zahteve za vročitev.;
  • pravica do omejitve obdelave – Upravljavec IS SI-CeV je pristojen za tehnično izvedbo omejitve obdelave podatkov.;
  • obveznost obveščanja v zvezi s popravkom ali izbrisom osebnih podatkov ali omejitvijo obdelave – Upravljavec IS SI-CeV je pristojen za obveščanje, pri čemer obvešča organ, ki je odredil vročitev kot tudi naslovnika, ki je prejemnik vročitve.;
  • pravica do ugovora – zaradi narave IS SI-CeV, torej ker se podatki v IS SI-CeV obdelujejo le na podlagi odrejene elektronske vročitve, ugovor ni preveč verjeten, ne glede na to pa posameznik lahko pravico v IS SI-CeV uveljavlja le kot izbris podatka.;

Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi:

Centralni sistem za elektronsko vročanje SI-CeV ne pridobiva osebnih podatkov od naslovnikov ampak skladu s pravnimi podlagami v točki 4 prejme osebne podatke in druge potrebne podatke od organa, ki vroča  oziroma tistega, ki odredi odpremo dokumenta, ki ga naj SI-CeV vroči in, pri katerem je naslovnik podal privolitev.

Informacija o pravici do vložitve pritožbe pri nadzornem organu:

Pritožbo lahko podate Informacijskemu pooblaščencu (naslov: Dunajska 22, 1000 Ljubljana, e-naslov: gp.ip@ip-rs.si telefon: 012309730, spletna stran: www.ip-rs.si).

Informacije o tem:
  • ali je zagotovitev osebnih podatkov zakonska ali pogodbena obveznost: DA
  • ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi: NE.

Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki:

Na podlagi podatkov se NE sprejema odločitev, ki temeljijo na avtomatizirani obdelavi podatkov in ne oblikuje profilov.

 

Zadnja sprememba: 2025